Manajemen
Proyek merupakan pengelolaan sumber daya manusia. Komunikasi dan
teamworking yang buruk, kurangnya dukungan manajemen atau buruknya
perencanaan merupakan alasan utama kegagalan. Kesuksesan sebuah proyek
tergantung dari siapa yang mengelolanya. Dengan demikian diperlukan
seorang manajer yang dapat bekerja aktif, dinamis dan efektif. berikut kreteria/kemampuan yg harus dimiliki oleh seorang manager proyek...
- Budgeting and Cost Skills
Manajer proyek dituntut untuk memiliki pengetahuan
dalam hal analisis biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar
keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia
dana.
- Schedulling and Time Management Skills
Manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu
secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang
diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus
mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan
teknik WBS atau Work Breakdown Structure. Selain itu manajer proyek
harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis.
Hal ini memerlukan kordinasi dengan tim proyek untuk menentukan estimasi
berapa alam aktivitas tersebut dilakukan. Kemudian, manajer proyek
harus mengatur waktu peringatan untuk mengindikasikan tanggal-tanggal
kritis selama proyek berlangsung.
Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan
pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui
prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan teknis biasanya di
dapat dari penimbaan ilmu khusus di bangku formal, misalnya Institut
Manajemen Proyek, dan sebagainya.
Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang
dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer
proyek menandakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja.
Dengan ini manajer proyek dapat mempengaruhi bagaimana orang lain dapat
bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu proyek.
- Resource Management and Human Relationship Skills
Manajer proyek perlu memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola
sumber daya, oleh karena itu perlu kehati-hatian dalam menempatkan
sumberdaya yang ada dan menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan
untuk membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat di
dalam proyek, seperti para stakeholder. Seorang manajer proyek yang
efektif harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan
dan persahabatan dengan pihak lain, salah satunya dengan menjadi
pendengar yang baik.
Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna
ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan
timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka.
Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen
atas, kemampuan negosiasi dititik beratkan disini. Tapi, manajer proyek
harus memahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini
manajer proyek dapat melakukan bargaining dengan pemikiran yang tenang
dan jernih untuk memperoleh apa yang diinginkan. Selain kemampuan
komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik
dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang
bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka,
baru kemudian akan muncul kepercayaan.
- Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills
Kemampuan menjual tidak hanya dimiliki oleh marketer
saja, akan tetapi manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk
memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah
proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak
dibutuhkan oleh para penggunanya. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk
mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara
terus-menerus antar pelanggan maupun antar tim proyek
(Tjiptono&Diana, 2003).
Kemampuan manajer dalam menyelesaikan masalah secara efektif dan efisien.
Hal tersebut memang tidak mengherankan karena
posisi Manajer Proyek memegang peranan kritis dalam keberhasilan sebuah
proyek terutama di bidang teknologi informasi. Setidaknya ada 3 (tiga)
karakteristik yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kualifikasi
seseorang untuk menjadi Manajer Proyek yaitu:
1. Karakter Pribadinya
- Memiliki pemahaman yang menyeluruh mengenai teknis pekerjaan dari proyek yang dikelola olehnya.
- Mampu bertindak sebagai seorang pengambil keputusan yang handal dan bertanggung jawab.
- Memiliki integritas diri yang baik namun tetap mampu menghadirkan suasana yang mendukung di lingkungan tempat dia bekerja.
- Asertif
- Memiliki pengalaman dan keahlian yang memadai dalam mengelola waktu dan manusia.
2. Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola
- Memiliki komitmen yang kuat dalam meraih tujuan dan keberhasilan proyek dalam jadwal, anggaran dan prosedur yang dibuat.
- Pelaksanakan seluruh proses pengembangan proyek IT sesuai dengan anggaran dan waktu yang dapat memuaskan para pengguna/klien.
- Pernah terlibat dalam proyek yang sejenis.
- Mampu mengendalikan hasil-hasil proyek dengan melakukan pengukuran
dan evaluasi kinerja yang disesuaikan dengan standar dan tujuan yang
ingin dicapai dari proyek yang dilaksanakan.
- Membuat dan melakukan rencana darurat untuk mengantisipasi hal-hal maupun masalah tak terduga.
- Membuat dan menerapkan keputusan terkait dengan perencanaan.
- Memiliki kemauan untuk mendefinisikan ulang tujuan, tanggung jawab
dan jadwal selama hal tersebut ditujukan untuk mengembalikan arah tujuan
dari pelaksanaan proyek jika terjadi jadwal maupun anggaran yang
meleset.
- Membangun dan menyesuaikan kegiatan dengan prioritas yang ada serta tenggat waktu yang ditentukan sebelumnya.
- Memiliki kematangan yang tinggi dalam perencanaan yang baik dalam
upaya mengurangi tekanan dan stres sehingga dapat meningkatkan
produktifitas kerja tim.
- Mampu membuat perencanaan dalam jangka panjang dan jangka pendek.
3. Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin
- Memiliki kemampuan dan keahlian berkomunikasi serta manajerial.
- Mampu menyusun rencana, mengorganisasi, memimpin, memotivasi serta
mendelegasikan tugas secara bertanggung jawab kepada setiap anggota tim.
- Menghormati para anggota tim kerjanya serta mendapat kepercayaan dan penghormatan dari mereka.
- Berbagi sukses dengan seluruh anggota tim.
- Mampu menempatkan orang yang tepat di posisi yang sesuai.
- Memberikan apresiasi yang baik kepada para anggota tim yang bekerja dengan baik.
- Mampu mempengaruhi pihak-pihak lain yang terkait dengan proyek yang
dipimpinnya untuk menerima pendapat-pendapatnya serta melaksanakan
rencana-rencana yang disusunnya.
- Mendelegasikan tugas-tugas namun tetap melakukan pengendalian melekat.
- Memiliki kepercayaan yang tinggi kepada para profesional terlatih untuk menerima pekerjaan-pekerjaan yang didelegasikan darinya.
- Menjadikan dirinya sebagai bagian yang terintegrasi dengan tim yang dipimpinnya.
- Mampu membangun kedisiplinan secara struktural.
- Mampu mengidentifikasi kelebihan-kelebihan dari masing-masing anggota tim serta memanfaatkannya sebagai kekuatan individual.
- Mendayagunakan setiap elemen pekerjaan untuk menstimulasi rasa
hormat dari para personil yang terlibat dan mengembangkan sisi
profesionalisme mereka.
- Menyediakan sedikit waktu untuk menerima setiap ide yang dapat meningkatkan kematangan serta pengembangan dirinya.
- Selalu terbuka atas hal-hal yang mendorong kemajuan.
- Memahami secara menyeluruh para anggota tim yang dipimpinnya dan mengembangkan komunikasi efektif di dalamnya.
